Wer Rechnungen an Bundes- oder Landesbehörden stellt, kommt an der XRechnung kaum vorbei. Anders als beim hybriden Format ZUGFeRD handelt es sich dabei um ein rein strukturiertes Format ohne sichtbare PDF-Darstellung. Dieser Artikel erklärt, was eine XRechnung ist, wie sie aufgebaut ist, für wen sie verpflichtend ist und wie sie sich von anderen E-Rechnungs-Formaten unterscheidet.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format. Entwickelt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats.
Technisch ist die XRechnung die deutsche Ausprägung (CIUS, Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931: Sie übernimmt deren Datenkern und Geschäftsregeln und ergänzt sie um deutsche Besonderheiten, allen voran die Leitweg-ID.
Eine XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Daten. Es gibt keine für Menschen direkt lesbare Darstellung wie bei einer PDF-Datei – die Rechnung wird von einer Software eingelesen, validiert und weiterverarbeitet.
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Für die technische Kodierung der Rechnungsdaten sind zwei gleichwertige XML-Syntaxen zugelassen:
- UBL (Universal Business Language): Wird von den zentralen Bundesportalen bevorzugt eingesetzt.
- CII (Cross Industry Invoice): Ein UN/CEFACT-Standard, der ebenfalls den EN-16931-Datenkern abbildet.
Beide Syntaxen transportieren denselben Inhalt, unterscheiden sich aber in Namespace und Element-Struktur. Welche Syntax im Einzelfall erwartet wird, hängt vom empfangenden System bzw. Portal ab.
Ein zentrales Pflichtfeld ist die Leitweg-ID: eine Art elektronische Postleitzahl, die festlegt, welche Dienststelle innerhalb einer Behörde die Rechnung entgegennimmt und bearbeitet. Ohne korrekte Leitweg-ID kann eine XRechnung bei der Einreichung zurückgewiesen werden. Sie wird vom öffentlichen Auftraggeber vergeben und ist ausschließlich bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) vorgesehen – im normalen B2B-Geschäft mit privaten Kunden entfällt sie.
Vor dem Versand wird jede XRechnung anhand offizieller Validierungsregeln geprüft. Fehlende Pflichtfelder oder Formatfehler führen dazu, dass die Rechnung von der empfangenden Stelle abgelehnt wird.
Für wen gilt die XRechnung verpflichtend?
Rechnungen an Bundesbehörden müssen bereits seit dem 27. November 2020 als XRechnung oder ein gleichwertiges Format eingereicht werden. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten teils eigene, zeitlich gestaffelte Vorgaben.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die XRechnung außerdem im B2B-Bereich als zulässiges E-Rechnungsformat anerkannt. Die weiteren Fristen zur Versandpflicht im B2B sind an den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers gekoppelt und schrittweise gestaffelt. Da sich Fristen und Schwellenwerte im Detail ändern können, empfiehlt sich für die konkrete Umsetzung im eigenen Unternehmen eine aktuelle Prüfung – eine ausführliche Einordnung bietet der Beitrag E-Rechnung in der Logistik: Pflicht, Prozesse und Umsetzung in der Praxis.
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend in Darstellung und typischem Einsatzbereich:
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
| Darstellung | Reines XML, keine PDF-Ansicht | Hybrid: PDF-Ansicht mit eingebetteter XML-Datei |
| Leitweg-ID | Pflichtfeld (B2G) | Enthalten, sofern an öffentliche Auftraggeber gerichtet |
| Typischer Einsatzbereich | Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden (B2G) | B2B-Handel, Gewerbe und Logistik |
| Manuelle Sichtprüfung | Nicht ohne Zusatzsoftware möglich | Direkt im PDF-Viewer möglich |
Als Faustregel gilt: Für die öffentliche Verwaltung wird meist die XRechnung vorausgesetzt, im B2B-Geschäft hat sich ZUGFeRD wegen der zusätzlichen PDF-Ansicht breiter etabliert. Einzelne Geschäftspartner können im B2B jedoch auch ausdrücklich eine XRechnung verlangen.
Wie wird eine XRechnung übertragen?
Für die Übermittlung einer XRechnung stehen mehrere Kanäle zur Verfügung:
- Zentrale Einreichungsportale von Bund und Ländern
- Das internationale Netzwerk Peppol
- E-Mail-Versand als Anhang
- Direkte Anbindung über Electronic Data Interchange (EDI) oder eine API-Schnittstelle
Unabhängig vom gewählten Übertragungsweg muss die Rechnung stets die formalen Validierungsregeln erfüllen.
Vorteile der XRechnung
- Vollständige Automatisierung: Als reines XML-Format lässt sie sich ohne Medienbruch direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme einlesen.
- Rechtssicherheit gegenüber Behörden: Erfüllt die Vorgaben für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung vollständig.
- Eindeutiges Routing: Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass die Rechnung direkt bei der zuständigen Dienststelle ankommt.
- Standardisierte Validierung: Formatfehler werden bereits vor der Einreichung erkannt
Praxisbeispiel: Rechnung an einen kommunalen Auftraggeber
Eine Spedition führt regelmäßig Entsorgungstransporte für einen kommunalen Zweckverband durch. Der Auftraggeber verlangt für sämtliche Rechnungen eine XRechnung mit korrekter Leitweg-ID.
- Die Spedition erstellt die Rechnung wie gewohnt in ihrem Transport Management System.
- Das System generiert daraus eine XRechnung-konforme XML-Datei und übernimmt die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID in das entsprechende Feld.
- Vor dem Versand wird die Datei automatisch gegen die geltenden Validierungsregeln geprüft.
- Die Rechnung wird über das vom Zweckverband vorgegebene Einreichungsportal übermittelt.
- Anhand der Leitweg-ID wird die Rechnung automatisch der zuständigen Dienststelle zugeordnet und dort weiterverarbeitet.
Ohne korrekt hinterlegte Leitweg-ID wäre die Rechnung bereits bei der Einreichung zurückgewiesen worden – ein Nacherfassen im Nachhinein hätte die Zahlung entsprechend verzögert.
Digitale Unterstützung durch CarLo
Das Transport Software CarLo unterstützt neben ZUGFeRD auch die Erstellung XRechnung-konformer Ausgangsrechnungen aus den erfassten Auftrags- und Kalkulationsdaten. Kundenspezifische Angaben wie die Leitweg-ID lassen sich dabei hinterlegen und automatisch in die jeweilige Rechnung übernehmen.
Fazit
Die XRechnung ist der maßgebliche Standard für Rechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung: ein reines, vollautomatisiert verarbeitbares XML-Format mit der Leitweg-ID als zentralem Routing-Merkmal. Im B2B-Bereich ist sie ebenfalls zulässig, hat sich dort aber bislang seltener durchgesetzt als das hybride Format ZUGFeRD. Wer regelmäßig öffentliche Auftraggeber beliefert, kommt an einer korrekt aufgebauten XRechnung nicht vorbei.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur XRechnung
Ja. Die Rechtssicherheit einer XRechnung ergibt sich aus der strukturierten, validierten XML-Datei und nicht aus einer visuellen Darstellung. Für die Sichtprüfung durch Menschen wird in der Regel eine separate Viewer-Software genutzt.
Eine XRechnung mit fehlerhafter oder fehlender Leitweg-ID wird von den Einreichungsportalen der öffentlichen Verwaltung in der Regel automatisch zurückgewiesen, da die Rechnung sonst keiner zuständigen Dienststelle zugeordnet werden kann.
Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die XRechnung oder ein gleichwertiges Format vorgeschrieben. Bei Landes- und Kommunalbehörden können abweichende, teils zeitlich gestaffelte Vorgaben gelten, die im Einzelfall zu prüfen sind.