ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für den elektronischen Austausch von Rechnungen. Es verbindet eine herkömmliche PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisch von einer Software verarbeitet werden.
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde das branchenübergreifende Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD. ZUGFeRD ist kostenfrei verfügbar und basiert auf der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Dokument, da sie zwei Darstellungsformen in einer einzigen Datei vereint:
- Visuelle Ebene: Eine klassische, für Menschen lesbare PDF-Datei (basiert auf dem Archivierungsstandard PDF/A-3).
- Daten-Ebene: Eine im Hintergrund eingebettete XML-Datei (factur-x.xml) für die automatische maschinelle Verarbeitung.
Öffnet ein Nutzer die Datei per Acrobat Reader, sieht er eine gewohnte Rechnung. Wird die Datei in eine Logistik- oder ERP-Software eingespielt, liest das System direkt die strukturierten XML-Daten aus. Dazu gehören:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum & Fälligkeit
- Name, Anschrift & USt-IdNr. der Geschäftspartner
- Leistungs- und Lieferdatum
- Positionsdaten (z. B. Frachtraten, Dieselzuschläge, Maut-Kosten)
- Steuerbeträge, Zahlungskonditionen & Bankverbindung
Da die Software die Werte direkt aus der XML-Struktur übernimmt, entfällt das fehleranfällige Auslesen über optische Zeichenerkennung (OCR) oder manuelle Abtippen.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine rechtssichere E-Rechnung?
Ja, eine ZUGFeRD-Rechnung gilt als vollwertige E-Rechnung, sofern das verwendete Profil den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Wichtig: Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettete XML-Daten ist gesetzlich keine E-Rechnung, sondern lediglich ein unstrukturiertes elektronisches Dokument. Vor dem Hintergrund der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich reicht ein einfaches PDF daher nicht aus. Eine Einordnung der geltenden Empfangs- und Versandpflichten findet sich im Beitrag zur E-Rechnung.
ZUGFeRD, einfache PDF und XRechnung im Vergleich
| Merkmal | Einfache PDF | ZUGFeRD | XRechnung |
| Lesbarkeit für Menschen | Ja (direkt im Viewer) | Ja (direkt im Viewer) | Nein (nur reiner XML-Code) |
| Strukturierte XML-Daten | Nein | Ja (in PDF eingebettet) | Ja (reines XML) |
| Automationsgrad | Niedrig (erfordert OCR) | Sehr hoch | Sehr hoch |
| Standard-Format | Hybrid (PDF/A-3 + XML) | XML | |
| Häufiger Einsatzbereich | Veraltet im B2B-Bereich | B2B-Handel, Gewerbe & Logistik | Öffentliche Auftraggeber (B2G) |
Während die klassische XRechnung ein reiner XML-Datensatz ohne visuelle PDF-Oberfläche ist, schließt das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG genau diese Lücke: Es ermöglicht das Erstellen von B2G-konformen XRechnungs-Daten, verpackt sie aber gleichzeitig in einer menschenlesbaren PDF/A-3-Datei.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD stellt unterschiedliche Profile zur Verfügung. Diese legen fest, wie umfangreich die enthaltenen Rechnungsdaten sind und für welche Anwendungsfälle das Dokument geeignet ist.
Zu den Profilen gehören:
- MINIMUM & BASIC WL: Enthalten stark reduzierte Datenumfänge und erfüllen nicht die Kriterien einer vollständigen E-Rechnung nach EN 16931.
- BASIC: Bildet einfache Rechnungen mit strukturierten Positionsdaten ab.
- EN 16931 (COMFORT): Das Standard-Profil für die B2B-E-Rechnungspflicht. Es deckt alle gesetzlichen Pflichtangaben der europäischen Norm vollständig ab.
- XRECHNUNG: Bildet die spezifischen nationalen Vorgaben der deutschen B2G-XRechnung (inkl. Leitweg-ID) innerhalb des hybriden ZUGFeRD-PDF-Containers ab.
- EXTENDED: Für hochkomplexe Branchenprozesse mit erweiterten Spezifikationen und branchenspezifischen Zusatzdaten.
Welches Profil verwendet werden sollte, hängt vom Geschäftsvorgang, vom benötigten Informationsumfang und von den Anforderungen des Rechnungsempfängers ab.
Welche Vorteile bietet ZUGFeRD?
Das hybride Format verbindet die gewohnte Nutzung einer PDF-Rechnung mit den Vorteilen strukturierter Daten.
Daraus ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:
- Automatischer Abgleich: Eingehende Eingangsrechnungen von Frachtführern oder Subunternehmern werden automatisch mit dem passenden Transportauftrag und den vereinbarten Raten abgeglichen.
- Fehlerreduktion: Keine manuellen Übertragungsfehler von Beträgen oder Rechnungsnummern.
- Schnellere Freigabe: Rechnungsdaten können direkt in digitale Freigabeworkflows eingesteuert werden.
- Rechtssichere Archivierung: ZUGFeRD-Dateien lassen sich mit allen Frachtdokumenten (z. B. Lieferscheinen oder CMR) digital und GoBD-konform im Dokumentenmanagement ablegen.
Ist keine automatische Verarbeitung möglich, kann der Empfänger weiterhin die PDF-Ansicht verwenden. Unterstützt das eingesetzte System ZUGFeRD, können die XML-Daten direkt verarbeitet werden.
Praxisbeispiel: Automatische Rechnungsprüfung in der Spedition
Eine Spedition beauftragt einen Subunternehmer für einen Transport von Hamburg nach München (vereinbart: 1.200 € Fracht zzgl. 150 € Maut).
- Eingang & Erfassung: Der Subunternehmer sendet seine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Das Transport-Management-System (TMS) liest die eingebettete XML-Datei (factur-x.xml) beim Eingang im Hintergrund aus. Rechnungsnummer, Einzelpositionen und der Gesamtbetrag (1.350 €) stehen ohne Abtippen sofort im System.
- Automatischer Soll-Ist-Abgleich: Das TMS gleicht die ausgelesenen Daten direkt mit dem hinterlegten Transportauftrag ab:
-
- Übereinstimmung (1.350 €): Die Rechnung wird automatisch freigegeben und zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet.
- Abweichung (z. B. 1.500 €): Das System stoppt den Prozess sofort und weist die Rechnung dem Disponenten zur manuellen Klärung zu.
Ergebnis: Der manuelle Aufwand in der Rechnungsprüfung beschränkt sich auf die tatsächlichen Abweichungsfälle, statt jede Eingangsrechnung einzeln zu prüfen. Das verkürzt die Bearbeitungszeit spürbar und verhindert Überzahlungen zuverlässig.
Digitale Abrechnung im Transport Management System CarLo
Ein modernes Transport Management System vereinfacht den Rechnungsein- und -ausgang erheblich.
Mit dem TMS CarLo lassen sich ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen direkt aus den hinterlegten Auftragsdaten erstellen. Ebenso liest CarLo eingehende ZUGFeRD-Rechnungen von Partnern automatisiert aus, prüft sie gegen die kalkulierten Frachtkosten und übergibt die Daten nahtlos an die Finanzbuchhaltung.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD
Ja. Seit der ZUGFeRD-Version 2.1 sind ZUGFeRD und der französische Standard Factur-X vollständig harmonisiert. Sie nutzen dasselbe technische Format und dieselbe XML-Struktur.
Nein, zum bloßen Betrachten genügt ein kostenloser PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader). Um jedoch die Zeit- und Kostenvorteile der automatischen Datenübernahme zu nutzen, sollte das eingesetzte Transport Management System oder ERP-System ZUGFeRD-Importe unterstützen.
Ja, ZUGFeRD-Dokumente sind GoBD-konform. Wichtig ist jedoch, dass bei der elektronischen Archivierung im Dokumentenmanagement sowohl der visuelle PDF-Teil als auch die eingebettete XML-Datei unverändert und revisionssicher aufbewahrt werden.