Peppol ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten und abgesicherten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Unternehmen und öffentliche Organisationen können darüber unter anderem E-Rechnungen, Bestellungen, Gutschriften und weitere strukturierte Dokumente direkt zwischen ihren
Softwaresystemen übertragen.
Der Name Peppol stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement Online“. Inzwischen wird Peppol auch außerhalb Europas und über die öffentliche Beschaffung hinaus eingesetzt.
Wichtig ist die Unterscheidung: Peppol ist kein eigenes Rechnungsformat. Das Netzwerk stellt vielmehr den technischen Übertragungsweg bereit. Dokumente wie eine XRechnung oder andere strukturierte Rechnungsdaten können über Peppol
vom Absender zum Empfänger übertragen werden.
Wie funktioniert Peppol?
Unternehmen verbinden sich nicht direkt mit jedem einzelnen Geschäftspartner. Stattdessen wählen sie einen zertifizierten Peppol-Dienstleister. Dieser stellt einen sogenannten Access Point bereit und verbindet das Unternehmen mit dem Peppol-Netzwerk.
Der Ablauf lässt sich vereinfacht so darstellen:
- Absender: Das Unternehmen erstellt beispielsweise eine E-Rechnung in seinem Buchhaltungs-, ERP- oder Transport Management System.
- Access Point des Absenders: Der zertifizierte Dienstleister prüft das Dokument und übermitteltes in das Peppol-Netzwerk.
- Peppol-Netzwerk: Das Netzwerk ermittelt anhand der elektronischen Empfängeradresse, über welchen Access Point das Zielunternehmen erreichbar ist.
- Access Point des Empfängers: Der Dienstleister des Empfängers nimmt das Dokument entgegen und stellt es dem angeschlossenen System bereit.
- Empfänger: Die Rechnung wird automatisch empfangen, geprüft und weiterverarbeitet.
Dieses Verfahren wird als Vier-Ecken-Modell oder Four-Corner Model bezeichnet. Absender und Empfänger können unterschiedliche Peppol-Dienstleister nutzen. Die zertifizierten Access Points können dennoch miteinander kommunizieren. Dadurch genügt grundsätzlich eine einzige Anbindung, um alle erreichbaren Teilnehmer im Netzwerk zu kontaktieren.
Welche Dokumente können über Peppol übertragen werden?
Peppol ist nicht ausschließlich auf elektronische Rechnungen ausgerichtet. Über das Netzwerk können verschiedene strukturierte Geschäftsdokumente ausgetauscht werden, beispielsweise:
- E-Rechnungen
- Bestellungen
- Bestellbestätigungen
- Gutschriften
- Katalogdaten
- Versandinformationen
- weitere Beschaffungsdokumente
Die dafür vorgesehenen Datenstrukturen und Geschäftsprozesse werden in den sogenannten Peppol Business Interoperability Specifications, kurz Peppol BIS, beschrieben. Sie legen fest, wie bestimmte Dokumente aufgebaut, geprüft und übertragen werden.
Peppol, XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
Die Begriffe Peppol, XRechnung und ZUGFeRD werden häufig gemeinsam verwendet, haben aber unterschiedliche Bedeutungen:
| Begriff | Bedeutung | Einfache Erklärung |
| Peppol | Übertragungsnetzwerk | Beschreibt, wie ein elektronisches Dokument sicher zum Empfänger gelangt |
| XRechnung | Strukturiertes Rechnungsformat | Legt fest, wie die Rechnungsdaten aufgebaut sind |
| ZUGFeRD | Hybrides Rechnungsformat | Verbindet eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten |
Eine XRechnung kann beispielsweise über Peppol übertragen werden. Dabei gibt die XRechnung die Struktur und den Inhalt des Dokuments vor, während Peppol als technischer Übertragungsweg dient.
ZUGFeRD kombiniert dagegen eine PDF-Darstellung mit maschinenlesbaren XML-Daten. Ob und auf welchem Weg ein solches Dokument übermittelt wird, muss getrennt vom Rechnungsformat betrachtet werden.
In Deutschland können XRechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen und automatisch weiterverarbeitet werden. Für Rechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung gelten dabei die jeweils aktuellen Vorgaben der XRechnung.
Was ist eine Peppol-ID?
Damit ein Unternehmen oder eine Behörde im Peppol-Netzwerk eindeutig gefunden werden kann, benötigt es eine elektronische Teilnehmerkennung. Diese wird häufig als Peppol-ID bezeichnet.
Die Kennung kann auf unterschiedlichen Identifikationssystemen basieren, etwa auf:
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
- Unternehmens- oder Handelsregisternummern
- behördlichen Kennungen
- landesspezifischen Unternehmensnummern
Über zentrale Verzeichnis- und Suchdienste wird ermittelt, bei welchem Access Point ein Teilnehmer registriert ist und welche Dokumentarten er empfangen kann. Dieser Vorgang funktioniert ähnlich wie die Auflösung einer Internetadresse: Der Absender muss nicht wissen, welchen Dienstleister der Empfänger verwendet. Das Netzwerk ermittelt automatisch den richtigen Übertragungsweg.
Welche Vorteile bietet Peppol?
Durch die einheitliche Infrastruktur müssen Unternehmen nicht für jeden Kunden, Lieferanten oder Auftraggeber eine eigene technische Verbindung entwickeln.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Einmalige Anbindung: Über einen Access Point können zahlreiche Geschäftspartner erreicht werden.
- Automatisierter Austausch: Dokumente werden direkt zwischen den beteiligten Systemen übertragen.
- Standardisierte Prozesse: Einheitliche Vorgaben erleichtern die Verarbeitung unterschiedlicher Dokumente.
- Abgesicherte Übermittlung: Zertifikate und definierte technische Regeln schützen die Kommunikation.
- Internationale Nutzung: Geschäftsdokumente können auch grenzüberschreitend ausgetauscht werden.
- Weniger manuelle Arbeit: E-Mails, Downloads und Mehrfacheingaben können reduziert werden.
- Bessere Datenqualität: Dokumente werden vor der Übertragung anhand festgelegter Regeln geprüft.
Die im Netzwerk eingesetzten zertifizierten Dienstleister und technischen Komponenten bilden eine vertrauenswürdige Infrastruktur. Zum Schutz und zur Prüfung der Kommunikation verwendet Peppol unter anderem digitale Zertifikate und eine Public-Key-Infrastruktur.
Welche Bedeutung hat Peppol für die Logistik?
In der Logistik werden viele Dokumente zwischen Auftraggebern, Spediteuren, Frachtführern, Verladern und weiteren Geschäftspartnern ausgetauscht. Dazu gehören Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und transportbezogene Informationen. Neben etablierten Verfahren wie Electronic Data Interchange (EDI) bietet Peppol einen standardisierten Weg für den elektronischen Austausch solcher Geschäftsdokumente.
Über Peppol können strukturierte Dokumente automatisiert zwischen den beteiligten Systemen übertragen werden. Dadurch lassen sich beispielsweise E-Rechnungen:
- direkt aus einem Transport Management System versenden,
- automatisch im Empfängersystem einlesen,
- einem Transportauftrag zuordnen,
- mit vorhandenen Leistungsdaten abgleichen,
- an digitale Freigabeprozesse übergeben und
- im Dokumentenmanagement archivieren.
Unternehmen reduzieren dadurch manuelle Arbeitsschritte und vermeiden Medienbrüche zwischen Transportabwicklung, Rechnungsprüfung und Finanzbuchhaltung.
Praxisbeispiel: E-Rechnung an einen Peppol-registrierten Kunden
Eine Spedition stellt einer Industriekundin eine Rechnung für mehrere abgeschlossene Transporte aus. Die Kundin ist im Peppol-Netzwerk registriert und möchte Rechnungen ausschließlich darüber empfangen.
- Die Spedition erstellt die Rechnung wie gewohnt in ihrem Transport Management System.
- Das System übergibt die Rechnungsdaten an den angebundenen Peppol-Dienstleister, der sie prüft und in das Netzwerk einspeist.
- Das Netzwerk ermittelt anhand der Peppol-ID der Kundin den zuständigen Access Point und leitet die Rechnung dorthin weiter.
- Im System der Kundin wird die Rechnung automatisch empfangen und den vorliegenden Auftragsdaten zugeordnet.
Weder die Spedition noch die Kundin müssen dafür eine individuelle Schnittstelle zueinander einrichten oder pflegen – beide nutzen lediglich ihre jeweils bestehende Peppol-Anbindung.
Digitale Unterstützung durch CarLo
Das Transport Management System CarLo erstellt Ausgangsrechnungen unter anderem im ZUGFeRD-Format und lässt sich über gängige Schnittstellen an Peppol-Dienstleister anbinden. Dadurch können Rechnungen direkt aus der Transportabwicklung heraus über das Peppol-Netzwerk versendet werden, ohne dass Daten zusätzlich manuell in ein separates System übertragen werden müssen.
Fazit
Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein standardisierter Übertragungsweg für elektronische Geschäftsdokumente. Über das Vier-Ecken-Modell lassen sich Rechnungen, Bestellungen und weitere Dokumente automatisiert zwischen Geschäftspartnern austauschen, ohne dass für jede Verbindung eine eigene technische Schnittstelle nötig ist. In Kombination mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD entsteht so ein durchgängiger, medienbruchfreier Dokumentenaustausch.
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