Steigende Transportkosten: Wo Speditionen noch Effizienzpotenziale finden können

Energie, Personal und weitere externe Kosten setzen Speditionen weiter unter Druck. Viele dieser Kostenblöcke lassen sich im eigenen Unternehmen nur begrenzt beeinflussen. Umso wichtiger wird die Frage, wo im täglichen Betrieb noch Effizienzpotenziale liegen. 

Wie aktuell das Thema ist, zeigt der DSLV-Kostenindex Sammelgutspedition: Im ersten Halbjahr 2026 lagen die sendungsbezogenen Kosten im deutschen Stückgutmarkt 4,7 % über dem Vorjahreszeitraum. Die Personalkosten stiegen um 6,2 %, die Treibstoff- und Energiekosten um 10,7 %. Die Mautkosten blieben im gleichen Zeitraum weitgehend stabil. 

Auch eine aktuelle Bitkom-Befragung zeigt den hohen Druck auf die Branche: 100 % der befragten Logistikunternehmen nennen hohe Energiepreise als Herausforderung, 87 % den Fachkräftemangel und 71 % Unterbrechungen der Lieferketten. 

Dieser Ratgeber zeigt, welche Kosten Speditionen selbst beeinflussen können und an welchen Stellen sich vorhandene Fahrzeuge, Mitarbeiter und Prozesse effizienter einsetzen lassen. 

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum der Kostendruck für Speditionen weiter steigt

Der Kostendruck entsteht aus mehreren Richtungen gleichzeitig. Energie und Personal verteuern den laufenden Betrieb, während Fachkräftemangel und volatile Lieferketten die Planung zusätzlich erschweren. Speditionen können viele dieser Entwicklungen nicht selbst steuern. 

Der eigene Handlungsspielraum liegt deshalb vor allem in der Frage, wie wirtschaftlich vorhandene Ressourcen eingesetzt werden. Schon kleine Ineffizienzen können sich bei vielen Touren und Sendungen zu relevanten Mehrkosten summieren. 

Welche Kosten können Speditionen selbst beeinflussen?

Viele externe Kostenfaktoren wie Energiepreise, Lohnentwicklung oder gesetzliche Mautsätze können Speditionen kaum direkt beeinflussen. Bei Routenwahl, gefahrenen Kilometern und den daraus entstehenden Kosten bestehen dagegen eigene Handlungsspielräume.

7 Effizienzpotenziale, die Speditionen selbst beeinflussen können

1. Leer- und Umwegkilometer reduzieren

Jeder unnötig gefahrene Kilometer verursacht Kosten, ohne zusätzlichen Umsatz zu bringen. Besonders bei wiederkehrenden Relationen lohnt deshalb ein genauer Blick auf Touren, Rückladungen und Stationsreihenfolgen. 

Ansatzpunkte sind zum Beispiel: 

• Aufträge und Fahrzeuge sinnvoll kombinieren 
• Rückladungen frühzeitig berücksichtigen 
• Stationsreihenfolgen optimieren 
• unnötige Umwege bereits in der Planung erkennen 

2. Fahrzeuge besser auslasten

Auch schlecht ausgelastete Fahrzeuge erhöhen die Kosten pro transportierter Einheit. Gleichzeitig ist zusätzliche Kapazität teuer und nicht beliebig verfügbar. Deshalb sollten Aufträge nicht isoliert, sondern gemeinsam mit den vorhandenen Fahrzeug- und Laderaumkapazitäten betrachtet werden. 

• Welche Fahrzeuge haben noch freie Kapazität? 
• Welche Aufträge lassen sich sinnvoll bündeln? 
• Wo entstehen regelmäßig schlecht ausgelastete Touren? 

3. Maut- und Routenkosten frühzeitig berücksichtigen

Die kürzeste Route ist nicht zwangsläufig die wirtschaftlichste. Neben Entfernung und Fahrzeit können auch Mautkosten die Wirtschaftlichkeit eines Transports beeinflussen. Deshalb sollten diese Kosten möglichst bereits während der Planung berücksichtigt werden – und nicht erst nach Abschluss des Transports sichtbar werden. 

Digitale Routenplanung ermöglicht es, unterschiedliche Strecken und die damit verbundenen Kosten frühzeitig zu betrachten. So kann die Disposition verschiedene Planungsvarianten besser miteinander vergleichen und die wirtschaftlich passende Route auswählen. 

4. Personal und Ressourcen effizienter einsetzen

Steigende Personalkosten und der anhaltende Fachkräftemangel erhöhen den Druck, vorhandene Arbeitszeit effizient einzusetzen. Disponenten sollten deshalb möglichst wenig Zeit mit wiederkehrender Datensuche, manuellen Auswertungen oder vermeidbarer Nacharbeit verbringen. 

Besonders relevant sind: 

• zentrale Verfügbarkeit von Auftrags- und Planungsinformationen 
• klare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe 
• automatisierte Reports und wiederkehrende Auswertungen 
• weniger manuelle Übertragung zwischen unterschiedlichen Systemen 

5. Unrentable Transporte über Reports und Nachkalkulation erkennen

Nicht jeder Transport, der operativ reibungslos durchgeführt wurde, ist automatisch wirtschaftlich. Ob sich ein Auftrag tatsächlich gerechnet hat, zeigt sich oft erst im Vergleich zwischen den ursprünglich kalkulierten und den tatsächlich entstandenen Kosten. 

Reports und Nachkalkulationen helfen dabei, beispielsweise folgende Fragen zu beantworten: 

• Welche Transporte oder Relationen sind regelmäßig unrentabel? 
• Wo weichen tatsächliche Kosten von der ursprünglichen Kalkulation ab? 
• Bei welchen Kunden oder Aufträgen sind die Margen besonders gering? 
• Wo entstehen wiederholt zusätzliche Kosten, die bei der Planung nicht berücksichtigt wurden? 

Werden solche Abweichungen regelmäßig ausgewertet, lassen sich wiederkehrende Kostentreiber erkennen und bei zukünftigen Transporten früher berücksichtigen.

6. Planungsfehler und kurzfristiges Umplanen reduzieren

Kurzfristige Änderungen lassen sich im Transportgeschäft nicht vollständig vermeiden. Zusätzlicher Aufwand entsteht jedoch, wenn wichtige Informationen zu spät vorliegen oder Planungsfehler erst im laufenden Transport auffallen. 

Eine gemeinsame Datenbasis für Aufträge, Fahrzeuge, Routen und Restriktionen hilft, Probleme früher sichtbar zu machen. Die Disposition kann dadurch gezielter reagieren und muss weniger Zeit in vermeidbare Korrekturen investieren.

7. Administrative Prozesse automatisieren

Effizienzpotenziale liegen nicht nur auf der Straße. Auch wiederkehrende Büroarbeit kostet Zeit: Daten erfassen, Dokumente verarbeiten, Reports erstellen oder Informationen mehrfach übertragen. 

Besonders geeignet für Automatisierung sind klar definierte Routinen, bei denen dieselben Schritte regelmäßig wiederholt werden. Ziel ist nicht, jede Entscheidung zu automatisieren, sondern Mitarbeiter von standardisierbaren Tätigkeiten zu entlasten. 

Wo sollten Speditionen mit der Optimierung beginnen?

Nicht jedes Unternehmen verliert an denselben Stellen Zeit oder Geld. Bevor neue Maßnahmen eingeführt werden, lohnt deshalb ein kurzer Selbstcheck: 

• Wie hoch ist unser Anteil an Leer- und Umwegkilometern? 
• Welche Relationen oder Touren sind regelmäßig schlecht ausgelastet? 
• Sind Maut- und Routenkosten bereits während der Planung transparent? 
• Wie häufig muss die Disposition kurzfristig umplanen? 
• Welche Tätigkeiten werden täglich manuell wiederholt? 
• Können wir erkennen, welche Transporte tatsächlich rentabel sind? 

Je konkreter diese Fragen beantwortet werden können, desto leichter lassen sich Maßnahmen priorisieren. Statt überall gleichzeitig zu optimieren, sollten Speditionen dort beginnen, wo der größte messbare Aufwand entsteht. 

Digitale Unterstützung mit CarLo 

CarLo bündelt zentrale Bereiche der Transportabwicklung in einem Transport Management System – von der Auftragserfassung über die Transport- und Tourenplanung bis hin zu Routing, Mautkosten, Ressourcenplanung, Abrechnung und Auswertung. Damit lassen sich viele der zuvor beschriebenen Effizienzpotenziale direkt im operativen Alltag unterstützen. 

• Routen und Touren wirtschaftlicher planen: Mit der Routenoptimierung in CarLo lassen sich Touren und Stationsreihenfolgen bereits während der Planung optimieren. Routen-, Entfernungs- und Mautkosten können frühzeitig berücksichtigt und unterschiedliche Planungsvarianten miteinander verglichen werden. So lassen sich unnötige Umwege reduzieren und wirtschaftlichere Touren planen. 
• Leerfahrten mit dem KI-Planungsradar reduzieren: Das KI-Planungsradar unterstützt die Disposition bei der Suche nach geeigneten Rück- und Anschlussladungen. Per Knopfdruck werden passende Aufträge für vorhandene Fahrzeuge ermittelt. Dadurch können freie Kapazitäten gezielter genutzt, Leerfahrten reduziert und die Fahrzeugauslastung verbessert werden. 
• Auftragserfassung mit Document Intelligence automatisieren: Auch bei administrativen Prozessen besteht Einsparpotenzial. Mit Document Intelligence können Informationen aus eingehenden Dokumenten wie E-Mails und PDFs automatisch erkannt und für die Auftragserfassung übernommen werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand deutlich und Mitarbeitende gewinnen Zeit für wertschöpfendere Aufgaben. 
• Rentabilität mit Statistiken und Dashboards transparent machen: Grundsätzlich kann jedes Datenbankfeld in CarLo für Auswertungen herangezogen werden. Auf dieser Basis lassen sich individuelle Statistiken sowie feste Dashboards aufbauen, mit denen Unternehmen beispielsweise die Rentabilität einzelner Touren und Fahrzeuge, Umsätze pro Kunde, Plan-Ist-Abweichungen oder weitere relevante Kennzahlen regelmäßig analysieren können. Wiederkehrende Auffälligkeiten und unrentable Transporte werden dadurch schneller sichtbar und können bei zukünftigen Planungen berücksichtigt werden. 
• Wiederkehrende Abläufe automatisieren: Workflows und automatisierte Reports unterstützen bei standardisierbaren administrativen Prozessen. Informationen müssen dadurch weniger häufig manuell übertragen oder erneut aufbereitet werden. 

Der zentrale Vorteil liegt in der gemeinsamen Datenbasis: Auftrags-, Planungs-, Kosten- und Abrechnungsinformationen stehen an einer Stelle zur Verfügung und können direkt für operative Entscheidungen und Auswertungen genutzt werden. Dadurch entsteht nicht nur mehr Transparenz über die tatsächlichen Transportkosten, sondern auch eine bessere Grundlage, um vorhandene Fahrzeuge, Personal und Kapazitäten wirtschaftlicher einzusetzen. 

Häufig gestellte Fragen

Fazit

Steigende Energie- und Personalkosten können Speditionen nur begrenzt beeinflussen. Umso wichtiger ist es, die internen Stellschrauben konsequent zu nutzen: unnötige Kilometer reduzieren, Kapazitäten besser auslasten, Kosten frühzeitig berücksichtigen und manuelle Arbeit vermeiden. 

Transparente Daten und eine digitale Transportplanung schaffen dafür die Grundlage. So wird sichtbar, wo im eigenen Betrieb tatsächlich Effizienzpotenzial liegt – und an welcher Stelle sich eine Optimierung zuerst lohnt. 

Quellen

• DSLV Bundesverband Spedition und Logistik: „Sendungskosten im Stückgutmarkt um durchschnittlich 4,7 Prozent gestiegen“, https://www.dslv.org/de/aktuelles/meldung/sendungskosten-im-stueckgutmarkt-um-durchschnittlich-47-prozent-gestiegen 
• Bitkom e. V.: „Die Logistik investiert in KI – doch es fehlt Knowhow“, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Die-Logistik-investiert-in-KI-doch-es-fehlt-Knowhow