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Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement (DM) bezeichnet die Verwaltung und Organisation elektronischer Dokumente. Unterstützt wird das Dokumenten Management durch eine Software, genannt DMS (document management system). DM ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und kann tägliche Arbeitsprozesse immens erleichtern.

Vorteile von Dokumentenmanagement:

  • Geringere Fehlerquote
  • Zeitersparnis
  • Zentralisierte Datenspeicherung
  • Sinkende Papier-, Druck und Portokosten
  • Beschleunigte Geschäftsprozesse
  • Aktueller & dauerhafter Zugriff auf Dokumente

DMS in der Logistik

Logistikdienstleister haben durch zahlreiche Dokumente rund um die Fracht, Rechnungen, Lieferscheine, Tankabrechnungen oder Frachtbriefe, einen besonders hohen Verwaltungsaufwand. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist hier meist schnell amortisiert. Denn durch beschleunigte Ablage- und Suchprozesse werden Mitarbeiter entlastet, die Arbeitskosten sinken, während bestenfalls die Motivation steigt. Im DMS mit Integration in ein Transport Management System können beispielsweise in Papierform vorliegende Dokumente per Scanning digitalisiert und hinterlegt werden. Zudem werden Dokumente als pdf generiert und per Mail versandt, statt gedruckt zu werden und den Postweg zu nehmen.

Dokumentenmanagement spielt auch im TMS CarLo und allen anderen Add-Ons der Produktfamilie eine große Rolle. Alle Frachtdokumente und Rechnungen können digital erstellt und verwaltet werden. Dokumente können individuell angepasst, gedruckt, per E-Mail versendet oder per Schnittstelle übermittelt werden. Auch Texterkennung per OCR-Scanning uvm. ist möglich.