Translait: Zadowolenie to podstawa

Firma z branży produkcyjno-handlowo-logistycznej od roku 2011 dysponuje systemem do zarządzania transportem CarLo firmy Soloplan.

Vincent Stucky, Dyrektor zarządzający w firmie Translait SA.

Oprogramowanie CarLo pomaga pracownikom podczas dyspozycji.

Codzienna oszczędność czasu, zadowolenie pracowników i klientów oraz znacznie niższe zużycie paliwa to pozytywne skutki wdrożenia nowego systemu.

Poniższy przykład pokazuje jak wielkie oddziaływanie mają ukazujące się w prasie branżowej artykuły. Kiedy we wrześniu 2009 r. pojawił się w czasopiśmie artykuł o firmie spedycyjnej Spedition Krummen Kerzers AG, Vincent Stucky nie krył swojego zadowolenia. Szef firmy handlowo-logistycznej Translait SA szukał wówczas systemu do zarządzania transportem. „Artykuł opisywał bezproblemowe i szybkie wdrożenie oprogramowania dla spedycji CarLo firmy Soloplan oraz możliwość połączenia go z systemem telematycznym Fleetboard“, wspomina Stucky. Wymagania stawiane przez firmę Krummen były podobne do wyobrażeń, jakie miał na ten temat zarząd w Translait. Dlatego Stucky skontaktował się z kolegami z Kerzers — ponad pół roku po publikacji artykułu. „Firma Krummen od kilku miesięcy zbierała doświadczenia związane z pracą w tym systemie i była w stanie polecić mi to rozwiązanie“, mówi przedsiębiorca i dodaje: „Bardzo szybkie i bezproblemowe wdrożenie oprogramowania w firmie Krummen stanowiło kolejny, ważny argument.“

Ambitny cel
Przestawienie się z dotychczasowego oprogramowania spedycyjnego stało się nagle koniecznością. Pomimo tego, że program został przed paroma laty stworzony z myślą o Translait, to nie był już w stanie sprostać coraz wyższym oczekiwaniom w firmie. Wiele procesów sprawiało problemy i zajmowało sporo czasu. Interfejs do systemu telematycznego Fleetboard nie byłby możliwy. „Zależało nam na zintegrowanym rozwiązaniu umożliwiającym przepływ danych od produkcji, przez dział logistyki, aż po samego kierowcę i rozliczenie“, opisuje Selim Khamsi odpowiedzialny za dział IT w Translait. W tym celu firma wdrożyła w ubiegłym roku system gospodarki towarem Navision. Zadaniem CarLo była zatem nie tylko komunikacja z modułem Fleetboard, lecz również z systemem ERP.
To, jak i inne wymagania stawiane przez Translait, zostało wyjaśnione wkrótce potem podczas dwudniowego warsztatu z firmą Soloplan. „Już w czerwcu 2010 r. mieliśmy naszą specyfikację warunków realizacji zamówienia“, wyjaśnia Stucky. Pierwszą wersję CarLo zainstalowano 1 października 2010 r., tak aby pracownicy mogli przejść szkolenie i ćwiczyć na własnych komputerach. Od tego czasu zaczął już funkcjonować interfejs z Fleetboard. „Czterodniowy cykl szkoleń przeprowadzono w sposób bardzo profesjonalny“, wychwala Stucky. Oficjalny termin rozpoczęcia pracy z CarLo ustalono na dzień 1 stycznia 2011. „To bardzo ambitny cel, ponieważ czekało na nas kilka życzeń specjalnych “, reasumuje Khamsi.

Odstępstwa od normy
W gruncie rzeczy procesy pracy firmy Translait można byłoby odwzorować na pomocą podstawowej wersji systemu CarLo, jednak Stucky marzył o rozwiązaniu skrojonym na własną miarę, bazującym na standardowej wersji oprogramowania. „Zmiany, na których nam zależało, stanowiły mniej więcej 20 procent wersji podstawowej“, ocenia Khamsi. Trzy miesiące później programistom z firmy Soloplan udało się zrealizować ponad 90 procent wymaganych zmian — wraz z interfejsem do Navision.
Odstępstwa od normy wynikały w przypadku Translait z profilu przedsiębiorstwa. Nie chodziło w końcu o firmę spedycyjną, lecz o firmę produkcyjno-handlową dysponującą własnym, dużym taborem, jeżdżącym również w ramach tej działalności. 60 cystern rozwozi nie tylko towar własny, lecz jeździ również na rzecz firm i osób trzecich, przez co często należy rozliczać się z frachtu. Tę część przejmuje CarLo, a faktury handlowe są sporządzane przez Navision. Duże ułatwienie stanowi interfejs łączący z systemem zarządzania transportem, dzięki czemu można automatycznie przenieść faktycznie wydane ilości z CarLo do Navision.

Jedna godzina dziennie oszczędności
Przekazywanie zleceń z CarLo do 60 ciężarówek działa w równie prosty sposób. Ten punkt jest szczególnie istotny, ponieważ  ponad 90 procent pojazdów zjeżdża do centrali w Corminboeuf tylko raz na 14 dni. Nie ma więc mowy o osobistym przekazaniu zleceń do 70 kierowców korzystających z taboru przez 7 dni w tygodniu. Zamiast tego przekazywanie danych odbywa się za pomocą mobilnej sieci GPRS. W tej kwestii decydującą rolę odgrywa interfejs między CarLo a systemem telematycznym. Mimo posiadania przez Translait taboru złożonego zarówno z pojazdów Scania, jak i MAN oraz Mercedes, to większość z nich jest wyposażona w system telematyczny Daimler Fleetboard.
Komputery pokładowe odbierają dane dotyczące zlecenia bezpośrednio od CarLo, które naciśnięciem jednego przycisku są zatwierdzane przez kierowcę. Ponadto do zadań kierowcy należy wprowadzenie statusu zlecenia, np. „Dotarcie do fabryki“, „Start rozładunku“ lub „Koniec rozładunku“ oraz dokładnej ilości płynnego towaru. Dostępny pozostały czas jazdy jest natomiast bez pomocy kierowcy wyliczany automatycznie i także wysyłany do centrali. Zsynchronizowana współpraca między CarLo a systemem telematycznym stanowi ogromne ułatwienie dla czterech dysponentów, przydzielających dziennie od 100 do 150 zleceń, których wolumen sięga od 1,5 do 2 mln litrów na całą flotę. Dalsze ułatwienie stanowią prekonfigurowane, standardowe trasy, które w prosty sposób można stworzyć oraz zmienić przy użyciu Translait lub CarLo. „Łącznie naszym dysponentom udaje się zaoszczędzić około jednej godziny dziennie“, ocenia Khamsi. Ponadto dzięki wprowadzeniu systemu telematycznego oraz premii dla kierowców udało się zredukować zużycie paliwa o 2 litry na 100 kilometrów.

Zadowolenie pracowników
Istnieją zatem dobre szanse na amortyzację całego rozwiązania. Obok oszczędności paliwa, na korzyść tego rozwiązania przemawiają także wspomniane ułatwienia pracy dla dysponentów oraz automatyczne sporządzanie faktur przewozowych. Kolejnej wynikającej z tego korzyści nie da się wyrazić za pomocą liczb - „Zadowolenie naszych pracowników, w związku z wdrożeniem nowoczesnego oprogramowania dla spedycji wyraźnie wzrosło“, mówi Stucky. To z kolei wiąże się z przyjaznością użytkowania oraz stabilnością, jaką cechuje się CarLo. Bardzo doceniana jest również możliwość dostosowania ekranu do własnych potrzeb przez każdego pracownika za pomocą kilku prostych czynności

Links:

www.translait.ch