Für Cavit Kaplan begann sein bisher größtes Projekt mit vielen Reisen. Der IT-Manager des Logistikdienstleisters STI (s. Kasten) wollte direkt vor Ort erfahren, welche Anforderungen die acht Landesgesellschaften der STI-Organisation an ein Transportmanagementsystem stellen. Ziel war die Einführung einer durchgängigen Software-Lösung mit einer gemeinsamen Oracle-Datenbank als Basis einer transparenten Zusammenarbeit zwischen den Ländern.

Die vorrangig für McDonald´s tätige Spedition ist neben Deutschland auch in Italien, Frankreich, Polen, England, Spanien, Schweden, Russland und Ungarn aktiv. Bald kommen Tochterunternehmen in Dubai und Japan hinzu. Bisher arbeitete jede STI-Tochter mit einer unabhängigen IT-Lösung für das Transportmanagement. Lediglich Spanien, Italien und Ungarn verwendeten die selbe Software, die jedoch nicht miteinander vernetzt war und den wachsenden Anforderungen nicht mehr genügte.

Prince2 als Projektmethode

„Ein verlässlicher Datenaustausch zwischen den Unternehmen des STI Netzwerkes war kaum möglich“, erinnert sich Kaplan. Vor allem mangelte es an einer länderübergreifenden Transparenz über bereits eingesetzte Fahrzeuge und noch offene Ladungen. „Eine effektive internationale Transportplanung war somit nicht realisierbar“, bekräftigt der IT-Chef.

Nach der Bestandsaufnahme formte er ein internationales Arbeits-Team aus Experten von STI und dem Mutterkonzern HAVI Logistics. Von Anfang an stand fest, dass die Gruppe nach den Prinzipien der Projektmanagement-Methode „Prince2“ (s. Kasten) vorgehen sollte. Prince2 zeichnet sich durch feste Strukturen und genau festgelegte Zuständigkeiten aus und hat sich bereits in über 50 Ländern bewährt. Ein weiterer Erfolgsfaktor war, dass Kaplan über genügend Zeit verfügte. „Die vorhandene Softwarelösung lief stabil, so dass wir sehr gründlich vorgehen konnten“.

Tücken der Praxis

Zu den ersten Aufgaben des Teams gehörte das Formulieren eines Lastenheftes. „Wir wollten ein mehrsprachiges, modular aufgebautes und mandantenfähiges System auf Windows-Basis“, beschreibt Kaplan. Außerdem habe man einen Anbieter gesucht, der bereits über Erfahrungen mit internationalen Projekten verfügte. Schließlich war gefordert, dass sich die Lösung problemlos in ein SAP-Umfeld integrieren lässt.

Bei den Recherchen nach geeigneten Lieferanten stieß STI europaweit auf mehr als 20 Firmen, die auf den ersten Blick in Frage kamen. Diese Liste reduzierte sich bei näherer Betrachtung und zahlreichen persönlichen Terminen auf vier Softwarehäuser, von denen zwei aus Deutschland und die beiden übrigen aus Großbritannien und Skandinavien stammten. Diese Kandidaten – darunter die Soloplan GmbH aus Kempten - durften ihre Lösungen vor den STI-Mitarbeitern präsentieren. Jeder Lieferant bekam dafür das gleiche Briefing und den selben Zeitraum zur Verfügung gestellt. Als einheitliche Sprache aller Präsentationen wurde englisch festgelegt. Neben einem Kick-off-Meeting absolvierten die Anbieter einen zweitägigen Workshop auf Basis realer Daten, bei denen alle Tücken der Praxis aufgedeckt wurden.

McDonald´s entscheidet mit

„Mit Hilfe von Fragebögen haben wir dabei bei den Key-Usern die acht entscheidenden Kriterien beziehungsweise Funktionen der Software abgefragt und die Ergebnisse ausgewertet“, erinnert sich Kaplan. Ziel war eine faire und sachliche Entscheidung für alle acht Länder. Dabei ging es um CRM, Datenerfassung, Disposition, Auftragsmanagement, Paletten- und Schadensverwaltung, Abrechnung und Kennzahlenauswertung. Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen konnten hierzu Punktezahlen zwischen null und zehn vergeben.

Soloplan konnte diese Runde klar für sich entscheiden. „CarLo zeigte keine Schwächen und überzeugte vor allem durch die einfache Art der Disposition und der Auftragserfassung“, so Kaplan. Wichtige sei gewesen, dass Trailer und Zugmaschinen separat verwaltet werden können. Zudem können die Arbeitsmasken von CarLo leicht an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. „Die Lösung bietet eine hohe Effizienz, verbunden mit Ergonomie und Flexibilität“, fasst Kaplan zusammen. Davon war auch Großkunde McDonald´s überzeugt, der ebenfalls in die Entscheidungsfindung eingebunden war.

Nach der Lieferantenwahl begann das Erstellen des Pflichtenheftes, das im Februar 2009 fertig gestellt wurde. Die Programmierer aus Kempten mussten für STI einige Sonderwünsche realisieren, bevor die erste Installation am Standort Deutschland starten konnte. Im August und im September erfolgte die vereinbarte Lieferung der Software in zwei Paketen. Die eigentliche Implementierung dauerte anschließend nur noch zwei Monate und konnte im November 2009 abgeschlossen werden. „Soloplan hat auch hier einen guten Job abgeliefert“, stellt Kaplan fest.

Zeit für außerplanmäßige Ereignisse

In Deutschland wird CarLo seitdem von 65 Anwendern genutzt. „Integrierte Kontroll- und Restriktionsprüfungen stellen jetzt sicher, dass kein Fahrzeug überladen wird und die gesetzlichen Vorschriften für Lenk- und Ruhezeiten eingehalten werden“, berichtet der IT-Manager und ergänzt: „Selbst die Tourenplanung und –optimierung wird von CarLo übernommen und führt zu einer Reduzierung der Leerkilometer.“

Durch die integrierte Telematiklösung können die Disponenten während der Touren permanent mit den Fahrern in Kontakt bleiben. Die Positionsdaten der Fahrzeuge werden direkt auf die Rechner der Zentrale übermittelt und auf den Bildschirmen in einer digitalen Karte übersichtlich dargestellt. Insgesamt sei dadurch schon jetzt eine viel höhere Transparenz der Speditionsprozesse erreicht worden. „Die Disponenten können nun zum Beispiel viel schneller und gezielter auf außerplanmäßige Ereignisse während der Tour reagieren“, stellt Kaplan fest. Das sorgt für mehr Vertrauen bei den Auftraggebern und stärkt letztlich die Kundenbindung.

Die übrigen sieben STI Gesellschaften erhalten CarLo in den kommenden Monaten – Polen, Ungarn und England stehen ganz oben auf der Liste. Insgesamt sollen einmal rund 130 Kollegen mit der Lösung arbeiten. „Dann wird die einheitliche Lösung ihren Nutzen voll entfalten und die länderübergreifende Disposition optimieren“, ist STI-Geschäftsführer Horst Rauscher überzeugt. Jedes Jahr will er „mit CarLo einen sechsstelligen Betrag“ einsparen.

Hintergrund: Prince2

Prince2 ist die zweite Generation einer Projektmanagement-Methode, die ursprünglich aus dem britischen Behördenumfeld stammt. Mit Hilfe dieses systematischen Ansatzes können IT-Projekte schneller, einfacher und kostengünstiger durchgeführt werden. Prince ist ein Kunstbegriff und steht für PRojects IN Controlled Environments.

Prince2 beruht auf genau definierten Strukturen und Verantwortlichkeiten sowie einer kontrollierten Nutzung von Menschen und Mitteln. Dadurch können Betriebs- und Projektrisiken effektiver kontrolliert werden. Die Methode wird inzwischen allgemein anerkannt und gewährleistet eine gemeinsame Sprache für alle am Projekt Beteiligten. Projektleiter benutzen dabei eine festgesetzte Struktur für Delegation, Autorisierung und Kommunikation und unterteilen das Projekt in kontrollierbare Phasen. In Deutschland wird die Methode durch den Verein Prince2-Deutschland e.V. gefördert. Infos unter www.prince2-deutschland.de.

Hintergrund: STI Freight Management

Die STI GmbH wurde im Jahr 1983 als deutsches Tochterunternehmen der heutigen französischen HAVI Logistics gegründet. Zwei Jahre zuvor war der Mutterkonzern mit der kompletten Logistik für McDonald's in Europa beauftragt worden.

Zu den Hauptaufgaben des Kontraktlogistikers gehört seither das Koordinieren aller Transporte zwischen den Lieferanten der weltgrößten Restaurantkette und den bestehenden Distributionszentren in Europa. Mit dem dabei gewonnenen Know-how im Bereich temperaturgeführter Transporte konnte STI weitere Kunden gewinnen und schnell expandieren.

Mittlerweile unterhält STI Tochterunternehmen in 10 Ländern, die unter dem Dach der STI Freight Management GmbH als Holding zusammengefasst wurden. STI ist in Deutschland, Frankreich, Skandinavien, Großbritannien, Polen, Russland, Italien und Ungarn und Dubai aktiv und beschäftigt rund 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Neben der Durchführung von Straßentransporten ist die Seefrachtspedition ein weiteres wichtiges Standbein von STI.